Secretarieel ondersteuner (32 uur)

Enthousiaste teamspeler voor 32 uur met een gezonde dosis humor

Ben jij een enthousiaste, betrouwbare en tikkeltje eigenwijze secretaresse met pit en humor? Sta je open voor nieuwe uitdagingen? Heb je professionaliteit en samenwerking hoog in het vaandel staan? Dan zoeken wij jou.

Je kunt solliciteren tot en met 9 april 2020 via onderstaande link:
https://provincieoverijssel.easycruit.com/intranet/intranet/vacancy/application/2494149/83695?iso=nl

Provincie Overijssel maakt voor de invulling van deze vacature geen gebruik van een Werving & Selectiebureau of andere Intermediair. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature is niet gewenst.

OrganisatieProvincie Overijssel
PlaatsZwolle
OpleidingMBO
VakgebiedenAdministratief / secretarieel
UrenGeen uren bekend
SalarisGeen salaris bekend
Plaatsingsdatum25-03-2020
Sluitingsdatum10-04-2020

De functie

Het eenheidssecretariaat is onderdeel van het team Leiding en bestaat uit vier secretaresses. In de nu vrijkomende functie ondersteun je het adjunct hoofd van de eenheid. Het adjunct hoofd geeft leiding aan het secretariaat en het team Strategie van de eenheid. Daarnaast is het adjunct verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de eenheid.

Je bent in die rol onder meer verantwoordelijk voor het plannen van afspraken, bewaken van de e-mails (en waar mogelijk afdoening hiervan) en het bewaken van de agenda. Je bent de steun en toeverlaat van de manager, door pro actief net even verder te kijken. Ook werk je vanuit vertrouwen en een dienstverlenende houding mee aan een breed inzetbaar eenheidssecretariaat. Daarnaast verzorg je de (digitale) ondersteuning van de bedrijfsprocessen voor de betreffende manager waaronder postverwerking, afhandeling facturen, het ziekteverzuim en de verwerking van personele jaarcyclus (in Youforce).

Op dit moment loopt het ontwikkelprogramma secretaresse 2.0. De doelstelling van dit programma is de professionalisering van de secretaressefunctie en de ondersteuning op passende wijze aan te sluiten bij de veranderende organisatie. Van de nieuwe collega wordt hierin een actieve bijdrage verwacht.

Functie-eisen

We zoeken iemand met een aantal jaren werkervaring in een soortgelijke secretariële functie met een diploma op MBO-4 niveau.

Je opent deuren door een gezonde dosis humor en tact in te zetten. Je bent leergierig en wilt je persoonlijke talenten verder ontwikkelen.

Je bent gewend om met deadlines en werkdruk om te gaan. Je bent een assistent pur sang en je weet wat het betekent om binnen een professionele omgeving te werken. Je bent communicatief vaardig en je kunt vanzelfsprekend uitstekend omgaan met vertrouwelijke informatie. Daarnaast kun je goed prioriteiten stellen, ben je accuraat en resultaatgericht. Je bent gewend om als teamspeler te werken waarbij je altijd goed op de hoogte bent van hetgeen er speelt. Je voelt je prettig in een zakelijke doch intern informele werkomgeving. Je hebt gevoel voor stijl en verhoudingen en je voelt je verantwoordelijk voor je taken. Indien aan de orde, neem je tevens zaken waar voor je collega secretaresses met wie je nauw samenwerkt.

In verband met de snelle ontwikkelingen in de secretaressefunctie is kennis van de nieuwste (digitale) middelen en een innovatieve instelling een pré. Je hebt aantoonbare kennis van en affiniteit met de provinciale stukkenstroom en administratieve systemen, zoals EDO, Powerpoint, Prezi, Excel en Word. Daarnaast beschik je over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Ons aanbod

Jij krijgt voor deze functie afhankelijk van je ervaring een salaris van minimaal € 1.915,43 en maximaal € 2.736,34 (schaal 6) bij een 36-urige werkweek. Daarnaast krijg je een Individueel Keuze Budget van circa 22% van je jaarsalaris waar onder andere je vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof is ondergebracht. Je bepaalt zelf binnen grenzen wanneer en waarvoor je het budget inzet.
Het betreft een dienstverband voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.

Provincie Overijssel is beoordeeld als Beste Werkgever in haar branche. Wij vinden de continue ontwikkeling van onze medewerkers en het optimaal benutten van de aanwezige talenten belangrijk. Dit betekent dat er voldoende ruimte is voor het volgen van opleidingen of studie. Dit faciliteren we via een Persoonlijk Ontwikkelbudget. We hebben een informele werksfeer in een werkomgeving waar je in overleg kunt flexwerken. Bekijk onze werkomgeving op www.werkenbijoverijssel.nl.

Interne mobiliteit
Onze organisatie hecht waarde aan mobiliteit van haar medewerkers en wil dit stimuleren. Medewerkers die nu nog niet aan de functie-eisen voldoen, maar denken daaraan binnen afzienbare tijd wel te kunnen voldoen, worden aangemoedigd te solliciteren.Deze vacature is dan ook uitsluitend gericht op interne medewerkers van deelnemende overheidsorganisaties. Solliciteren vanuit externe wervingssites wordt dan ook niet op prijs gesteld.

Organisatie

Je gaat aan de slag bij de eenheid Ruimte en Bereikbaarheid, één van de acht eenheden binnen de provincie Overijssel. De eenheid is verantwoordelijk voor een duurzame ruimtelijke ontwikkeling van de steden en het landelijk gebied in Overijssel. Belangrijke thema’s zijn ruimte, ondergrond, water, wonen, bereikbaarheid en openbaar vervoer. Er is een intensieve samenwerking met burgers, bedrijven, andere overheden en verschillende belangengroepen, waarbij wordt ingespeeld op initiatieven die aansluiten bij de provinciale ambities.

De eenheid bestaat uit vijf teams: Leiding & Secretariaat, Beleidsstrategie, Beleidsvorming Fysiek, Beleidsvorming Mobiliteit, Beleidsrealisatie.

Solliciteren

Reageren of vragen

De gesprekken vinden beiden plaats op 22 april 2020. Alle gesprekken zijn in Zwolle. Tijdens de selectie maak je kennis met een aantal medewerkers van het team. Voor vragen over de vacature en sollicitatieprocedure kun je contact opnemen via het contactformulier.

Onze website maakt gebruik van cookies. Klik hier voor informatie over ons cookiebeleid en privacy statement. Accepteer om toestemming te geven voor het plaatsen van cookies.Accepteer cookies